很多企业参加东博会没效果，不是客户少，是准备工作严重缺失。东博会是面向东盟十国的专业外贸展会，和国内普通展会完全不同，从搭建、资料、样品、人员、报价、接待、合规、复盘，每一步都有专属外贸标准。

以下是企业参加东博会最全、最落地、无遗漏的筹备清单，所有参展企业直接对照落地即可。

一、展位&搭建筹备（最容易踩坑、也是最贵的坑）

东博会展馆审核严格、消防严苛、南宁天气高湿，90%企业问题都出在这里。

1、展位类型确认

- 标准展位：无需自己报消防、无需自建结构，只需要软装、海报、样品、物料

- 光地特装：必须出全套施工图、电路图、消防报审、材料阻燃报告，流程繁琐，必须提前30天启动

2、特装搭建硬性要求（东博会专属）

- 展馆无高空吊点，所有造型必须落地支撑

- 禁止全封顶，顶部必须镂空，否则消防直接驳回

- 靠墙位最高4.5米，高地台、造型高度有严格比例限制

- 所有材质必须B1/A级阻燃，禁止普通KT板、普通密度板、未阻燃木材

- 南宁9月潮湿闷热，展台材料必须防潮、防变形、防发霉

3、展台功能必备（外贸获客型）

- 开放式通透布局，不做高墙封闭（东盟客商不爱进封闭展位）

- 独立洽谈区、安静谈单位置（外贸订单都是坐下来谈出来的）

- 样品展示区、品牌形象区、小型储物区

- 全场中英双语，主攻越南/泰国可加小语种

二、企业宣传物料筹备（外贸参展核心）

国内展会只做中文，东博会必须全套外贸版物料，否则外商直接跳过。

1、纸质物料

- 中英双语画册（企业实力、产能、工厂场景、产品参数、出口案例）

- 外贸名片（英文为主、可加小语种）

- 产品单页、新品手册、报价单空白模板

- 企业资质打印件：ISO、专利、检测报告、出口认证

2、电子物料（外商刚需）

- 企业宣传片、产品视频、工厂实拍视频

- 全套产品高清图、参数表、报价表电子版

- WhatsApp、邮箱、官网、社媒账号统一整理

- 可直接转发的电子画册（外商不爱拿纸质重物）

三、展品样品筹备（决定留客率）

东博会是东南亚采购商专场，样品准备直接决定能不能拿询盘。

- 主推爆款样品：主打出口、适合东南亚市场、性价比高的主力产品

- 新品样品：用来做差异化、吸引新客户

- 配套配件、耗材：很多企业只带主机，缺配件导致客户不信任

- 样品整洁度处理：除尘、贴膜、包装统一，避免旧样品、脏样品

- 防潮打包：南宁潮湿，金属、电子、木质样品极易受潮氧化发霉

四、参展人员筹备（最容易被忽略）

很多团队现场混乱、报价不一致、客户白白流失。

1、人员配置标准

- 业务+技术组合：负责接待、讲解、参数、售后、定制方案

- 英语流利人员，主攻越南市场可配越语翻译

2、展前统一培训

- 统一外贸报价、起订量、交期、物流方式、代理政策

- 统一新品卖点、优势、对标东南亚竞品优势

- 统一客户分级：意向客户、普通客户、潜在代理、大客户

3、着装与形象

- 统一工服/商务着装，干净专业

- 禁止随意坐靠、玩手机、闲聊，影响外商观感

五、参展证件、合规、进场流程

- 参展商证提前统一申报、统一收集、打印佩戴

- 特装企业：图纸报审、消防报备、电路审核、搭建押金、施工证

- 货车进馆时间、样品进场时间严格卡点，超时无法进馆

- 禁止违禁品、易燃易爆、无认证带电产品入场

六、展会现场接待&获客流程（核心赚钱环节）

标准接待流程（外贸专用）

1. 主动迎宾、简单寒暄

2. 询问客户国家、采购品类、采购量、用途

3. 针对性讲解产品优势、出口东盟经验、产能实力

4. 引导看样品、看视频、看工厂资料

5. 邀请落座深度洽谈，给到报价方案

6. 留存WhatsApp/邮箱，现场备注客户需求

7. 客户分级登记，做好台账

现场必备工具

- 客户登记表、笔、便签、计算器

- 饮用水、纸巾、小礼品（提升停留时长）

- 充电设备、随身WiFi（外商联网刚需）

七、展后跟进（90%企业死在这一步）

展会获客只是第一步，成交全靠展后跟进。

- 离场24小时内全部客户统一私信问候、发送企业资料

- 分级跟进：高意向优先报价、寄样、对接细节

- 整理本次展会询盘数据、客户国家分布、热门产品

- 复盘本次参展问题：样品不足、资料缺失、接待不足

八、东博会专属避坑总结（重中之重）

- 不要做封闭式展台，东盟客商不进封闭展位

- 不要只做中文物料，外商直接划走

- 不要用普通潮湿易变形板材

- 不要现场临时报价、口径混乱

- 不要盲目堆造型，外贸展台功能＞颜值

- 不要忽略展后跟进，白花钱参展

九、附赠：分阶段时间轴（直接照做）

展前45天：定展位、定搭建方案、启动图纸报审

展前30天：做完双语画册、视频、样品整理、人员分工

展前15天：资料定稿、样品打包、报价体系统一、证件申报

展前3天：进场布展、调试灯光设备、样品摆放、现场彩排

展会期间：精准接待、客户登记、每日复盘

展后1-3天：全员跟进询盘、转化订单